如何撰写正式公函

公函简介

公函是指政府机构、企事业单位或个人之间正式往来的书信，因此，它的语言、格式应当十分正式、严谨，以表明发信人的身份和信件的重要性。撰写一封好的公函不仅仅能够传达信息、达到沟通交流的目的，更能展现发送者的仪态、修养和风度。下面，我们将从书信格式、语言表达和写作技巧三个方面来详细说明如何正确撰写正式公函。

书信格式

1.信头

信头就是书信的抬头，可分为抬头信息与收信人信息。抬头信息包括：写信日期、发信人地址、发信人、发信人职务；收信人信息包括：收信人姓名、单位名称、地址、邮编。

2.称呼

一般来说，公函的称呼以收信人职务来进行称呼，但是，如果不知道对方的职务，也可以用“敬人者称”、“严启者叩”等的称呼方式。如：尊敬的XXX领导、大同学XXX等

3.正文

公函的正文应当言简意赅，重点突出。内容应当清晰明了，表达准确，理由充分，态度微妙。在写公函时，尽量不要使用口语化的语言，而应当采用书面话。在表达自己的观点时，不妨加上些许具有权威性的论据或数据，加深信函的可信度。正文之后，要注意写上发信人的姓名和签名。

4.落款

落款就是写信人发出信函的时间、地点和接收人的姓名，目的是为了使得信函更加严谨，使接收人能够知道信件的真实性质。一般的落款格式为：XX年月日，发信人某某某。

语言表达

1.恭敬用语

在写公函过程中，应该多使用恭敬的用语，以体现政府机构、企事业单位或个人之间的礼仪规范。常见的恭敬用语有：尊敬的XXX、敬爱的XXX等。

2.措辞严谨

措辞的严谨和语言的得体都是公函应该注意的，要注意使用标准标点符号、书写的规范及语句表达的准确性等等。此外，还需要根据具体的情况，掌握使用灵活措辞的技巧，更好的表达自己的意思。

3.用词准确

用词准确也是写好公函的关键之一。使用恰当的词汇，能够让人在读信的过程中更快速清晰的了解文章的主旨及要义，提高了信函的可读性。因此，在写公函时，要尽量注意避免使用生僻字或俗语俚语等，避免引起不必要的误解或困惑。

写作技巧

1.语气平和

公函是一种正式文件，所以写作语气需平和沉着,不与对方进行互怼或怨言的交流。所以在写作中，应避免使用粗鄙之语或者是任何情绪发泄于字句中。

2.注意语法

写公函一定需要注意语法的正确性,不仅影响信函质量,同时也影响受信方对留下的印象，以及下一步重要工作的推进。因此，要细心检查语法，并对关键字进行逐个查证，避免差错。

3.字迹清晰

字迹清晰整齐的信函看起来更为工整，可读性更佳。因此，在书写公函时，应该注意笔迹整洁、字迹清晰，要以工整、端正、规范的字形书写，打破恶习。

总结

写好公函首先需要了解公函的书信格式，其次一个恭敬的用词和措辞严谨不可少。最后，写作过程中还需要注重技巧，如语气平和、注意语法、字迹清晰等等。只有遵照这三项标准，才能写出一封恰当严谨、得体合适的公函。